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          律所管理九條真經

          律所管理九條真經

          作者:黃山 廣東廣悅鴻鼎律師事務所律師

           

          2008年,29歲的我與其他合伙人們共同創立了廣悅鴻鼎律師事務所。作為一家公司化管理的中小型律所,在創立至今已有七年,途中經歷了一些風雨,但更多還是取得了收獲。

          廣悅鴻鼎已經連續五年取得律協頒發的管理優秀獎,在2014年,我們還獲得《亞洲法律雜志》(ALB)頒發的“中國十五家最值得關注的律師事務所”“中國十佳成長律師事務所”稱號,連續兩年被提名為“中國最具潛力律師事務所”和“年度南中國律師事務所” (年度最佳中國南部律師事務所大獎)兩個獎項。

          籍廣悅鴻鼎成立七周年之際,與大家就如何管理好一家中小型律師事務所分享一下幾點個人的心得和體會:

          一、 合伙人要志同道合

          成功往往需要的是天時、地利、人和,而在律師事務所這種“人合”功能如此強大的組織中,人和就顯得尤為重要。能與志同道合的合伙人共同創業,不僅能夠讓彼此思想火花相互碰撞,不斷創造新的靈感,同時也是保證所內團結和諧的基石。

          我在創業的過程中,有幸遇到了這樣的合作伙伴。與我共同創辦廣悅鴻鼎律所的姚昌輝律師是我的大學同學,也是多年的好友。在性格上,我們有諸多的差異:我做事較為雷厲風行,而他則比較溫和沉穩。然而在事業上,我們的志向卻是一致的——追求極致的法律服務完美的客戶體驗。在共同理想的激勵下,我們的律所在這七年間,不斷地朝著一個既定的目標穩步前進。

          所謂“物以類聚、人以群分”,合伙人之間的“志同道合”,意味著合伙人必須共同擁有一致的理想,一致的追求,以及一致的價值觀。這種理想和價值觀雖看似虛無縹緲,但一旦日后在創業過程中遇到困難和危機的時候,才能顯現出它的真正光輝。

          二、合伙人要能力互補、實力相當

          要管理好一家中小型律所,合伙人之間的能力互補也是十分重要的。假如你的業務專長在某領域,那么合伙人可以在另一領域有所專長,又或者你的專長是進行業務開拓,那么合伙人可以尋找一位在技術領域有所建樹的專業型人才。如此,合伙人之間便形成了業務互補,彼此不可或缺,卻又能在業務上保持一定的獨立性,由此形成一個高效、穩定的律所管理層架構。

          合伙人能力相當的另一層含義,則是律所合伙人之間的能力要相當。合伙人之間作為事業上的搭檔,如果能力差距過大,之間的關系難免會逐漸從事業上平等的合作關系,變成命令式的上下級關系,從而影響律所的穩定、持續運行。

          三、合伙人之間權責要分明

          每一個創業者在律所成立初期,都會迫切想將律所做大做強,而為了在短時間內快速達到這一目的,最直觀的方法就是吸引一些能臣干將加盟律所。而在尋找這樣的合作對象的時候,往往容易因為迫切地希望吸引對方加盟,而幾乎恨不得無條件地滿足對方的一切要求,推心置腹,甚至“解衣衣之,推食食之”。

          然而在實踐中,運用這樣的方式引入的人才,雙方經過半年的蜜月期之后,往往容易出現因達不到各自的心理預期而產生矛盾。律所方面認為新合伙人的業務水平或開拓能力并沒有達到之前預計的水準;而新合伙人則認為律所的條件和待遇不如此前承諾的那樣優渥。此外,如果為吸引新合伙人提出了較高的待遇,則其和原合伙人待遇有差別,也容易使原律所的合伙人產生不滿。

          因此,無論是引入新的合伙人或是原有的合伙人之間,權責明確是維持長久合作所必須的事情。

          無規矩不成方圓,因此,在引入人才的初始,就應該為合伙人明確在律所的定位和各項業務要求,例如工作職責、工作目標、工作小時、業務開拓額等等,并制定相應的進出制度和獎懲機制,特別要把律所在發展過程中所遇到的問題和困難如實地披露給新晉的合伙人,不要夸大律所的成就和業績,如此才能為以后的長久發展打好基石,新加盟者也能在加盟前就對律所的實際運營情況有一個良好的預判,避免加入后產生不必要的矛盾。

          四、要建立律所內部的晉升通道

          相信每個從事律師事業的人,都懷揣著成就一番偉大事業的夢想。而律師在律所內成就偉大事業的途徑一般有兩種,一種是靠自己的力量拼搏出一番天地,從一個普通的律師開始直至擁有自己的事業并創辦屬于自己的律師事務所;另一種是在一家律所內,通過勤奮和努力一步步成為律所的合伙人甚至管理合伙人。如同美國知名的律師事務所——世達(skadden)現任的管理合伙人約瑟夫· 費洛姆(Joseph Flom)和其他大多數跨國律師事務所的管理合伙人均是屬于后者。

          任何一家律師事務所要想取得成功的前提,是首先幫助律所內的同事取得成功。因此,在律所內部要設立公平、合理的晉升機制,要讓每一個同事通過努力和拼搏,都應該能夠有機會晉升為律所都合伙人,踏入律所的最高管理層,成為律所的擁有者。

          廣悅鴻鼎目前將律師及助理分為五個級別,從一年級律師到資深律師,每人每一年都有一次晉升的機會,只要達到晉升條件的同事經管委會同意即可獲得晉升,晉升后薪酬待遇和福利與級別同步提高。已經晉升為資深律師的同事,可有機會晉升為業務事業部的合伙人并享有事業部的利潤分紅,達到一定條件的事業部合伙人可申請晉升為律所的高級合伙人,在享受全所利潤分配的同時也可有機會成為律所的管理合伙人。

          合理而有效的晉升通道,有助于讓每一個員工有一個階段式的、可量化的奮斗目標,從而使每個人都最大限度地發揮出其潛力,共同推動律所不斷進步。需要注意的是,一些大型律師事務所將律師的級別分為八九個級別,從一年級律師到合伙人之間時間差不多要跨越10年。我個人認為這在中小型律所中是不現實的,中小型律所要更敢于啟用年輕的律師,縮短其能夠成為合伙人的年限,以便讓更多年輕而又優秀的人才留在律所。

          五、 管理合伙人應不遺余力地抓法律服務產品建設和客戶體驗

          管理合伙人除管理事務所日常運營之外,在專業上也應做到“靠譜”!翱孔V”一詞的含義,在我看來,代表了認真、負責、給客戶帶來優秀的客戶體驗。以訴訟案件為例,在訴訟案件中,沒有人能保證案件的勝訴率達到百分之百,在此情況下,我們仍追求最大程度地保證客戶滿意。而達到這一目標的方法,就是將業務流程標準化,使客戶對律師服務的質與量都有一個明確的認知,并通過層層分析,使其對案件可能產生的后果也有正確的心理預期。

          此外,業務流程標準化還可以保證法律服務的品質不會因人而異。由于全所實行統一的業務標準,故而所內每一位律師提供的法律服務都能給客戶提供同樣優秀的客戶體驗,保證法律服務品質如一,始終維持在高標準。以廣悅鴻鼎的公司法律顧問服務為例,我們的公司業務事業部專門為常年的法律顧問服務制定了“五個一”的承諾,常年法律顧問“五個一”法律服務承諾:

          (1)每半月至少一個電話或短信或郵件;

          (2)每一月至少一項法律服務工作(包括發送資訊、提供講座培訓等);

          (3)平均每一季度至少上門一次;

          (4)每半年一個工作匯報;

          (5)每年一個總結報告。

          此外,還制定了包括常年法律服務進展表、工作聯系函、法律意見書等一系列的格式范本,由此方便客戶時時跟進我們的工作,保障溝通暢通,并且保證所內提供的法律服務品質如一,做到極致的客戶體驗。作為中小型律所的合伙人,必須親自不遺余力地提高法律品質,推進著法律服務往標準化、流程化、可視化的方向前進。

          一個良好的服務流程是保證有良好客戶體驗的前提,同時,我們也可以根據客戶體驗的反饋,不斷去修改、升級服務流程,所追求的目的就是要實現法律服務品質的高標準化和如一化,即全所無論任何一個同事所給客戶提供任何一項服務,一定是統一的、高標準的、能讓客戶感覺到敬業、認真、專業、靠譜。但是,在實踐當中,律所往往一味追求給客戶好的體驗,但卻忽視了給合伙人和律師好的體驗。很難理解如果合伙人和律師在工作中沒有一個好的心情是怎么樣能給客戶提供優質服務的,因此我們特別重視這個環節,專門給合伙人安排了專職秘書,從預定機票到每天提供午后水果,給合伙人提供無微不至的服務,同時也給律師安排了應急備用錢箱、免費早午餐、一天內報銷完成等服務……在合伙人和律師為客戶提供極致體驗之前,先給他們體驗一下律所的極致服務吧!

          六、盡快實現律所品牌的符號化

          如果說律所法律服務專業化、用戶體驗高標準化是一家成功律所的必修“內功”,那么律所的品牌推廣和宣傳,則是一個成功律所不可忽視的“外功”。中小型律所往往由于各種限制,在專業上不可能做到面面俱到,涵蓋各個領域,因此應在短時間內,將所有的精力和宣傳資源都集中在某一特定法律品牌進行宣傳,使品牌成為專業領域內眾所周知的符號。在這方面,成功的經驗有很多,如江蘇的良翰律師事務所,通過兩三年的轉型,不懈地打造其專業品牌,如今已經在房地產訴訟領域樹立起了其專業的形象。又如北京的元甲律師事務所,通過三四年的品牌打造,也已成為交通事故領域的一個專業型的律師事務所。而我所此前主要集中在打造“三舊”改造法律服務品牌,經過三年的推廣,已在業界形成了良好的口碑,成為了我所專業形象品牌之一。而如今,我所又開始著力打造高端民商事法律服務品牌,從廣州市、區各級法院邀請了數名擁有二十年商事審判經驗的資深商事審判法官加盟,充實商事訴訟事業部專業力量。

          法律服務品牌的符號化,需要將精力聚焦在一個高度細化的專業領域,才能在推廣中凸顯出其獨特的一面,從而成為該專業領域中頗具代表性的符號。成功的品牌運作,必須讓律所成為某一特定領域的符號,一提起該領域,就能聯想到該家律所。此外,當一個律所成功使其某一品牌符號化后,準備著手再推廣其他專業領域的品牌時,這些品牌應該是檔次互補,而不是互相抵消的。比如說我所主推的“三舊”改造品牌,是房地產中較為高端的業務領域,而民商事高端訴訟也是訴訟中較為高端的領域,因為我們的定位是高端商事律師事務所,品牌推廣也應該匹配我所的定位。如果推廣的法律服務所屬領域不匹配,則會稀釋其推廣效果。

          除此之外,推廣品牌還需要借助互聯網的力量。如今我們已進入信息社會,微信、微博以及自媒體的崛起也給律所推廣帶來了新的機遇。我們目前除網站、官方微博和“廣悅鴻鼎”微信公眾號外,2014年12月又推出了 “約法”這一微信公共號,旨在堅持原創的前提下定期發布一些具有高含金量的文章,以此提供一個與各位業界人士交流和探討的開放式平臺,并在一定程度上促進律所品牌價值的提升。

          七、建立數據庫及運用好OA電子化辦公平臺

          廣悅鴻鼎從2008年成立之初就一直堅持公司化管理,而公司化管理的最大優勢就是體現在知識和資源共享的力量。先進的技術支持則有助于我們充分發揮這一優勢。而這種技術支持主要體現在兩個方面:數據庫及OA系統。

          試想想,如果沒有很好的共享機制,律師甲起草一份三十頁的股權轉讓合同花了二十個工作小時,一個月后,律師乙也起草一份同樣的合同,也花費了二十個工作小時。這是多么浪費精力和時間!而假如律師甲將其起草的合同上傳到數據庫共享,則律師乙日后只要到數據庫去下載該份合同稍作修改即可,由此極大地提高了工作效率,并且降低了工作成本。數據庫是知識儲備的重要環節,有了數據庫的存在,可以有效地避免重復勞動。此外,數據庫的存在,還能使一個律所的智慧、技術沉淀下來,使律所的文化實體化,不因任何人員的流動而發生改變,并能在不斷地積累和共享中日趨完善。

          OA系統則在提高律所的工作效率方面起著至關重要的作用,對于中小型律所來說,它能簡化審批流程,使得律所管理更加有序、可視化;也能通過工作日志的記錄,準確核算出案件的成本;并且能夠在整個辦案流程中保留業務過程,使律所管理層和客戶能時時把握案件進展。

          八、重視培訓

          律所是一個人合型的組織,因此人的素質決定了律所的整體素質。特別是中小型律所中,往往存在大量的青年律師。青年律師往往是整個律師群體中最渴望進步,最需要自我提升的一類。因此律所可以通過培訓來提升青年律師的專業素養,既滿足律師自身的職業規劃需求,又有助于提高律所整體的服務質量。

          在這一方面,我所主要和iCourt培訓機構合作,在所內舉辦了包括證據、出庭、案件信息檢索等多次的培訓,培訓內容顛覆傳統教育,以實用技巧為核心,在短期內能快速提高青年律師的業務水平,并取得了良好的收效。

          九、要有良好的心態

          成為管理合伙人,一定要擁有良好的心態。這種良好的心態最核心的關鍵詞就是包容。

          很多創始合伙人創始的初衷,就是為了不寄人籬下,因而開創一個屬于自己的律所,成為自己的老板。但是這樣的心態并不利于引入更多合作伙伴加盟,特別是能力更為優秀的合作伙伴。前面提到,律所是一個人合型的組織,因此合作伙伴要不然就認可你的能力,要不然就認可你的人格魅力,當然也有可能是兩者皆是。而一個人的個人魅力,主要就體現在能讓人激發與之合作的興趣,并使其燃起有一起創造一番偉大事業的決心。

          每個律所都需要一個靈魂人物,如金杜的王俊峰、君合的肖微、陽光時代的陳臻、金諾的李海波、天同的蔣勇、虹橋正瀚的倪偉等等,這些在業界名聲如雷貫耳的律師,無一不是其團隊的領軍人物,律所的核心。然而作為中小型律所的創始人及核心,管理合伙人在面對業務時可以雷厲風行,鐵面無私,但對待共事的合作伙伴時則必須要擁有虛懷若谷的心態,方能和人共事,共創輝煌。

          特別重要的一點,是中小型律所的創始人切記不要有“老板”的心態,律所最寶貴的財富是人心,人在一起并不一定是團隊,心在一起才叫團隊,如果創始人以“老板”自居,一副高高在上的姿態,那么比你更優秀更強的人就不會來加盟與你合作,你的同事也覺得自己是打工的而不再有積極主動性。因此,創始人應當能融入到團隊里面去,經常跟團隊“泡”在一起,要習慣他們對你打趣,大家越是對你打趣,就越說明你有凝聚力。在廣悅鴻鼎,大家平常叫我的稱呼除了黃律師以外,其他的還有“山寶”“黃大頭”“黃大坑”,稱呼的選擇主要看同事們的心情而定……當然,在工作的時候,作為合伙人該嚴厲的就要嚴厲,該獎罰分明的還是要獎罰分明。

          結語

          中小型律所雖然規模不大,但要管理好卻真不容易,何況我們大部分的管理合伙人并沒有從事過正式的管理工作崗位,也缺乏管理類的系統教育,十分缺乏管理經驗,只能在實踐中不斷總結和體會。而且,律所內的同事幾乎都是學富五車的精英知識分子,幾乎不能用“管”這個字來形容律所的管理。

          上述幾點僅僅是我自己創辦廣悅鴻鼎這幾年來的一些心得和體會。除此之外,律所還涉及許多管理方面的層面,如客戶管理、業務管理、成本管理、市場開拓等各方面,有時間日后再與大家分享一下這幾方面的粗淺心得。

           

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